طريقة تُمكّن المعماري من العمل بذكاء أكبر وجهد أقل 15
يواجه المعماريون الكثير من التحديات في عملهم اليومي: إدارة العملاء والمقاولين؛ التعامل مع آخر البرامج والتقنيات. صياغة طلبات التخطيط... و بغيت العمل بشكل أكتر مردودية وتحقيق أقصى قدر من فعالية وكفاءة و أيضا مواكبة و إدارة كل التدفق المتزايد للمعلومات إليك 14 طريقة تُمكّن المعماري من العمل بذكاء أكبر وجهد أقل ..
1- تذكر دوماً مبدأ 80/20.
80% من النتائج تأتي من مجرد 20% من الجهد. لذا ينبغي عليك التكيز على النتائج لا العمل. فالمزيد من ساعات العمل لا يعني بالضرورة المزيد من النتائج.
2- ضع الخطوط الرئيسية لآلية تعملك مع كافة المشاريع. صحيح أن كل مشروع فريد من نوعه، ولكن المشاريع بشكلها العام مُتشابه من حيث المهام. لذا وضع خطة ومنهجية لآلية التعامل مع المشاريع تُمكنك من العامل مع أي مشروع جديد بسلاسة.
3- استخدام قوائم المهام، تتيح معظم برامج إدارة المشاريع لك القدرة على إنشاء قوائم المهام المتعلقة بمشروعك. كما يمكنك إنشاء قوائم لكل مرحلة من مراحل المشروع. تستطيع من خلال استخدام قوائم المهام معرفة الإنجازات القياسية الخاصة بك، وما هي المتطلبات المتبقية لإنهاء المشروع.
4- خصص المساحة الكبيرة من وقتك خلال العمل للمهام ذات الأولوية والأهمية الأكبر و حاول أن تعمل ساعات أقل، وليس أكثر. هذا يفرض عليك التركيز على المهام الأكثر أهمية.
5- كافة المشاريع تحتوي على بعض المهام التي لا نطيقها! ابدأ بهذه المهام واجعلها أولويتك في الصباح عندما تكون في قمة نشاطك. وعندما تتمكن من إنجازها، انتقل إلى المهام التي تستمتع بها فعلاً.
6- إذا كنت تعمل على عدد من المشاريع في وقت واحد، حاول أن تتعامل مع المهام المُتعلقة بمشروع واحد على شكل سلسلة، أفضل من القفز من مشروع إلى آخر. سيوفر ذلك المزيد من الوقت والجهد ويمكنك من التركيز على مُهمّة واحدة.
7- طور حالتك الإبداعية. كمعماريين ومُصممين؛ القيمة الكبرى للعمل الذي ننجزه تتطلب مدة زمنية طويلة. نحتاج الى التعمق في المشكلة لنفهمها جيداً. هكذا ننجز أفضل أعمالنا الإبداعية.
نظّم معلوماتك!
8- قلل من الاجتماعات: قبل أن ترتب موعداً، اسأل نفسك: "لماذا رتّبنا هذا الاجتماع؟ هل هو ضروي؟ ما الهدف منه؟" اجتماعات أكثر تعني إنجاز أعمال أقل.
9- عليك أن تقوم بتسجيل كل ما تفعله خلال يوم العمل (كتابة بريد إلكتروني، تصفح الإنترنت، وغيره) ضمن جدول زمني. القيام بذلك لمدة أسبوع كامل سيكوّن لديك صورة جيدة حقاً حول أين يذهب وقتك.
10- اطفئ الاشعارات الخاصة ببريدك الالكتروني على هاتفك أو حاسوبك. حيث انه فقط اختراع للتشتيت.
اعرف أدواتك!
11- متى كانت اخر مرة قمت بها بتدريب رسمي على برنامج حاسوبي؟ غالباً اخترت برنامج وتدربت على استخدامه منذ سنوات عدّة. المشكلة أننا نتمسك بالأساليب القديمة في القيام بالعمل، خاصةً اذا كنت لا تستخدم هذا البرنامج يومياً.
12- استخدم اختصارات في لوحة المفاتيح. أغلب البرامج لها اختصارات للأوامر في لوحة المفاتيح. في الحالات السهلة يمكنك ان تبرمج اختصاراتك الخاصة. يمكنك أن تختصر الكثير من الوقت في اليوم باستخدام اختصارات لتنفيذ العمل الذي تقوم به.
13- اخترع قوالب جاهزة. هل ترسل ايميلات متشابهة بشكل متكرر؟ احفظ نسخة من الرسالة ك قالب (template). هل تستخدم وثائق متشابهة من مشورع لآخر؟ احفظ نسخة كقالب. البعض منها موجودة في برامج CAD و BIM. يمكنك ان توفر الكثير من الوقت و تقلل الأخطاء بتوحيد الوثائق التي تنتجها.
14- خصص الأدوات اللازمة للعمل بالطريقة التي تعمل بها عادةً. معظم البرامج الحديثة مرنة. يمكنك تخصيص البرنامج باستخدام واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالبرنامج API. مع القليل من الجهد و القليل من المعرفة بالبرمجة، اذخل الى خصائص البرنامج واجعله يعمل أفضل و أسرع.
15-استخدم وحدات ماكرو لإعادة المهام المتكررة أوتوماتيكياً. لماذا تقوم بالعمل المزعج عندما يمكن لكومبيوترك القيام به؟ نعم، يحتاج الأمر لمعرفة بالبرمجة لكنه يمكن ان يوفر عليك الكثير من الوقت على المدى الطويل عندما تطور مهاراتك. عندما تقوم بمهمة بتكرار أكثر، يمكنك أن توفر وقت أكثر.
